Корпоративный портал

Корпоративный портал

АО "Эйрбург" - компания, работающая в сфере авиационных технологий.
С 2013 года создает бортовое оборудование для пилотируемой и беспилотной авиации, комплексы с беспилотными летательными аппаратами и программное обеспечение.

Когда было сделано

2023-2024

Команда

Я, специалист управления персоналом, fullstack-разработчик

Моя роль

Одна в поле дизайнер

Проблема

В компании отсутствовала централизованная система для внутренней коммуникации: информация была разрозненной, адаптация новых сотрудников — сложной, а процесс интеграции и поиска нужных людей или документов — неудобным и неструктурированным

Понимание задачи

Так как речь идет о внутреннем продукте, то глобально задача сводится к оптимизации процессов, снижению конфликтов и росту вовлечения сотрудников

Метрики успеха

Доступ к информации

Сократить время поиска информации и сделать доступным ранее недоступный контент (подтвердить данными Яндекс.Метрики и опросами)

Вовлеченность

Доля сотрудников, которые регулярно пользуются порталом

Обратная связь

Уровень удовлетворенности сотрудников (через встроенные опросы и интервью после запуска)

Конфликты и бронирование переговорных

Снижение количества конфликтных ситуаций при бронировании переговорных

Целевая аудитория

На портале предусмотрены разные роли с уникальными задачами и сценариями использования. Основные, на которых был фокус:

Все сотрудники

Доступ к ресурсам, новостям, обучению и сервисам

Руководители

Алгоритм перед выходом нового сотрудника, СМК — для отслеживания результатов, соблюдения стандартов и актуальных процедур

HR-специалисты

Опросы, рассылки, объявления и поддержка корпоративной культуры (поздравления, новости, достижения)

Моя роль

Проект делился на 2 этапа, в каждом из них я выступала в роли единственного дизайнера

5 недель (на дизайн - 2 недели)

Этап 1. MVP

Этап 1. MVP

Этап 1. MVP

  1. Взаимодействовала с командой, руководством и пользователями: интервью, выявление потребностей, формулировка User Story.

  2. Спроектировала пользовательские сценарии (User Flow) на основе User Story.

  3. Разработала UI Kit и дизайн-макеты.

  4. Создала интерактивный прототип.

  5. Провела юзабилити-тестирование и работу над ошибками.

  6. Проводила дизайн-ревью на тестовых стендах до релиза.

Через 10 месяцев после внедрения

Этап 2. Масштабирование

Этап 2. Масштабирование

Этап 2. Масштабирование

  1. Опросила сотрудников — выявила слабые зоны

  2. Проанализировала поведение через Яндекс.Метрику

  3. Обновила User Story и Flow под новые задачи

  4. Проработала обновленный интерфейс страниц

  5. Сделала мобильную версию для сотрудников без персональных рабочих мест

Исследования

Для уточнения потребностей пользователей и выявления их проблемных зон были проведены интервью с сотрудниками разных категорий. Обсуждались текущие рабочие процессы, сложности и пожелания по содержимому корпоративного портала. В результате удалось выделить 9 ключевых проблемных зон, которые мешали эффективной работе.

Трудный доступ к информации

Трудный доступ к информации

Нет информации о корпоративных мероприятиях

Конфликты при ручном бронировании

Нет справочника сотрудников

Нет справочника сотрудников

Нет контроля качества

Сложно проводить опросы

Нет быстрого доступа к документам

Трудности с объявлениями

Нет инструментов для поддержки атмосферы

На основе этой информации я сформировала 17 user stories, отражающих реальные сценарии использования портала. Для каждой истории были проработаны user flow, чтобы зафиксировать оптимальные шаги взаимодействия пользователя с системой.


Эти данные легли в основу проектирования архитектуры портала: как связаны разделы, где разместить ключевой функционал и как сделать доступ к информации максимально простым и логичным.

Юзабилити тестирование и дизайн-ревью

Было создано 32 основных макета, дополнительно разработаны формы для заполнения и выпадающие списки. Все макеты были прототипированы, чтобы тщательно провести юзабилити-тестирование.

Результаты тестирования

В офлайн-сессиях пять участников выполняли пять типовых задач. В результате выявили 15 замечаний, из которых 4 сразу попали в доработку. Тест показал реальные точки улучшения функциональности и помог скорректировать проектирование интерфейса.

  1. Респонденты быстро изучали контент страницы, не вдумываясь в назначение кнопок.

  2. Необходимо доработать элементы для быстрого распознавания контента.

  3. Подсказки должны быть более видимыми, а мелкие кнопки стоит исключить для удобства использования.

  4. Обнаружены недоработки в функционале, такие как сортировка и отсутствие инструкции на странице.

Ниже представлен один из макетов первой версии портала

Дизайн-ревью

Для прозрачности и удобства мы с разработчиком создали таблицу, где фиксировались:

  • элемент макета,

  • его реализация на портале,

  • замечания и предложения по изменению,

  • чекбоксы для подтверждения внесённых правок.

После запуска корпоративного портала работа не остановилась: в процессе использования выявлялись недочёты. Обратная связь была регулярной, поэтому баги и недоработки помогали своевременно дорабатывать портал

Метрики и критерии эффективности

Несмотря на стабильную работу портала в течение 10 месяцев, показатели глубины просмотра и посещаемости оставались низкими

Причиной оказался ограниченный интерактивный функционал

Опрос (181 человек)

  1. Помог выявить проблемные страницы.

  2. Собрал конкретные предложения по улучшению.

  3. Подтвердил необходимость масштабирования и редизайна.

Посещаемость, чел

200

Ожидание: 250-300

Процент отказа, %

10

Ожидание: <25

Время посещения, мин

2:49

Ожидание: от 2:00

Глубина просмотра

1.49

Ожидание: 3

Работа над фидбеком и что получилось в итоге

Спустя время, на основе опроса среди сотрудников и собственных наблюдений во время работы портала, было решено развивать продукт дальше. Нужно было добавить новый функционал, обновить страницы и глубже проработать UI. На этом этапе я сосредоточилась на качестве и деталях, чтобы сделать портал более современным, удобным и ценным для пользователей

Я актуализировала сценарии взаимодействия и полностью пересобрала UI Kit: внедрила auto layout и properties для масштабируемости и создала два типовых размера компонентов. Это заметно ускорило процесс дизайна и разработки.

Бронирование переговорных

Онбординг для новых сотрудников

Главная страница

Мероприятия

Мобильное приложение

Параллельно с обновлением веб-версии началась разработка мобильного приложения. На данном этапе оно разрабатывалось только для производства, так как сотрудники часто работают вдали от компьютеров и не имеют доступа к порталу, но при этом им необходимо оперативно получать информацию

На основе анализа поведения сотрудников выделила самые востребованные разделы и спроектировала 17 мобильных экранов, а также около 12 дополнительных и вспомогательных экранов, покрывающих ключевые сценарии. Часть экранов представлена ниже

Чему научилась

  1. Смотреть на продукт глазами пользователей: через опросы, метрики и поведенческие данные, а не только через собственное мнение

  2. Поняла ценность запуска MVP и поэтапных улучшений: быстро проверять гипотезы, выявлять слабые места и дорабатывать интерфейс

  3. Закладывать в дизайн гибкость, чтобы продукт можно было развивать безболезненно и без переделок с чистого листа

Что бы я делала дальше для развития портала и повышения его ценности?

  1. Внедрила геймификацию, чтобы сотрудникам было интереснее возвращаться на портал

  2. Больше углубилась в персонализацию: обсуждения, комментарии, реакции. Чтобы улучшить коммуникацию между сотрудниками и усилить корпоративную культуру

  3. Внедрила инструменты по оценке эффективности, чтобы упростить данный процесс руководителям и сделать результат более прозрачным и понятным для сотрудников

  4. Обновила тёмную тему, чтобы обеспечить комфортную работу в условиях низкой освещенности

Конечно, это только часть возможных улучшений. Но даже они могли бы заметно повысить интерес к порталу и превратить его в инструмент, которым хочется пользоваться чаще